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如何輕松高效組織一場會議?
來源:張家界會議網-張家界會議公司-張家界會議會展服務公司-張家界會議旅游網 編輯者:張家界會議旅游網 瀏覽:1 次 發布:2020-02-22 15:12:17

如何輕松高效組織一場會議?
轉載 2019-11-26 09:05:12
     開會是職場人的必修課。然而,如何好好開會卻不在員工培訓的課程當中。今天跟小伙伴們一起補上這重要的一課,聊聊組織會議那些事。


會議組織
  雖然幾乎每個職場人士都或多或少參加過公司的會議,不過很多人都只是跟班參加會議,如果讓他組織一場會議,往往就無從下手了。
  如何組織會議?我們先把整場會議分為會前、會中、會后,時間占比是5比3比2,也就是說我們有50%的時間放在會議前期的準備上,30%的時間放在會議中討論,剩余20%的時間則放在會議結束后的輸出中。接下來,我們一一來說明每個階段我們應該怎么做。


  一、會前準備
  會前的準備時間占了50%,可見其重要性。我們來看看有哪些事情是會前要做的。
  一般,領導說要開會,只會大致給我們一個方向,不會事無巨細說明其他。這個時候作為會議組織者,我們應該做好兩件事,一是提問,二是確認。因為只有通過提問,和領導進行確認,才能清晰會議信息,讓方向更加明確,整個過程更加明朗。
  如果我們當下不跟領導確認,那么在準備階段就可能因為各種不確定的事來回問領導,這樣你給領導的印象是拖泥帶水,一點小事也頻繁占用他時間。當然如果你因不好意思再去問而揣著糊涂當明白,那么可能會議走錯了方向,后果更不堪設想。所以,當我們收到了會議組織任務的時候,要當下和領導確認關鍵信息。
  我們可以通過五個提問來確認信息:
  第一,這次會議的主題和目的是什么?
  第二,您希望在什么時候組織這個會議,會議大概持續多久?
  第三,除了誰誰誰(這個是根據會議主題和目的初步判斷,比如部門會議則是部門人員,經營會議則是部門經理等),您覺得還有誰來參加這個會議比較合適?如部門經理不能出席,由其下屬主管代替出席可以嗎?
  第四,會議人數大概是20人,會議召開地點在大會議室,您覺得可以嗎?
  第五,誰來主持這場會議?
  當我們跟領導確認好之后,就要著手給參會人員發送一封會議通知郵件。為了避免有人臨時不能參加會議,我們最好提前2到3天就發會議通知。
  內容方面,作為會議組織者,我們要先和主持人溝通一下流程,這樣才能把會議的安排組織細節一并體現在郵件當中。同時,為了讓會議更加高效,對于會議要討論的內容,我們要區分出哪些是可以提前發給參會人員進行閱讀的,摘錄出重點,在郵件中標識。郵件寫好后,我們要先發領導,得到領導的確認無誤后,統一發送參會人員。
  總而言之,會議通知郵件要做到時間地點人物明確,分工角色主題清晰,讓參會人員清楚以下幾件事:
  一、要參加什么樣的會議;
  二、在會議中要討論什么;
  三、為什么要開這個會;
  四、大家在會議中有哪些需要表達意見的部分;
  五、會議什么時候開,持續多少時間;
  六、主持人是誰,有問題找誰問;
  七、流程議題如何分配。
  下面是一封郵件模板,大家可以參考借鑒一下。


  親愛的****:
  為了更好地*****,***************,我們想和您預約時間,就********,和您溝通,同時聽取您的意見和建議,便于我們更好地************,這對****非常重要。
  會議時間:幾月幾日幾點—幾點;
  會議地點:****;
  會議主持:****;
  會議聯絡人:***(有問題請咨詢,聯系電話:********);
  會議的流程:1、2、3。
  同時附件是關于此次會議的資料,我們已經標注重點,請您提前閱讀,收到郵件后回復我,您是否能夠參加,如果您無法出席,請告知我們能代替你表達意見的同事,謝謝你的支持。
  事實上,會議的成功很大一部分取決于前期的準備。作為會議組織者,我們必須做到敢于提問,確認信息;清晰角色,提前溝通;分發資料,事前閱讀;流程細致,目標明確。


  二、會中組織
  到了會議的當天,如果有人遲到,有人臨時不能參加會議,就容易導致會議延遲開始。會議組織者還可能因為惦記著沒能來參加的同事是為什么沒來,而在會議中顯得有些心不在焉,沒能及時提醒和配合主持人對會議進行管理,對時間進行管控,會前定好的流程形同虛設?上攵,會議效果將大打折扣。
  如何避免這樣的情況發生呢?我們可以從以下幾點著手:
  一、會前提醒并確認。盡可能避免缺席和遲到的發生,當然這種情況在所難免,那么我們可以事先知曉這樣的情況,在會議的當天及時調整和應對,并知會主持人這樣的情況;
  二、提前準備好簽到表。按照部門和參會人員進行簽到,通過簽到可以提前了解到會情況。屆時提前和主持人溝通,確保會議準時開始;
  三、會前將需要用到的會議資料打印出來,并用記號筆標注出重點部分,每人一份,簽到時領取,這樣對于晚到或未到的同事,也可以提供基本信息讓他們知曉,便于迅速加入討論;
  四、專人做會議記錄,便于會議后的成果輸出,給會議紀要做準備;
  五、和主持人配合得當,按照時間節點來提醒主持人按照流程來進行會議的議題,明確下一步的行動。
  總的來說,會議中,會議組織者要做到:一,物資完備,提醒時間;二,配合主持,管控流程;三,記錄清楚,便于輸出;四,配合得當,目標清晰。


  三、會后輸出
  一般會議結束后,會議組織者需要寫一份會議紀要,便于向上級匯報或發給參會人員作為備份。有的人把會議紀要當成會議記錄來寫,像流水賬一樣記錄會上每個人的發言,比如某某總經理說了什么,某某經理表達了什么。雖然會議記錄得很詳細,但這不是一份合格的會議紀要。
  會議紀要作為輸出總結最重要的一部分,我們要根據會議的主題來摘錄重點,根據6個W1個R原則來擬寫內容。這里說的6W1R指:
  第一個W,what,會議的主題與目標;
  第二個W,when,何時召開;
  第三個W,who,誰主持會議;
  第四個W,whom,誰來參加會議;
  第五個W,where,在哪里召開;
  第六個H,how,如何開展討論主要的內容以及主要的觀點;
  一個R,result,結果及行動計劃。
  基于6W1R原則,我們能清晰地總結出一份會議紀要,并據此開始下一步的行動。我們也能根據會議紀要更好地跟蹤會議的落地執行情況,以便反饋情況給領導。
  到此,相信小伙伴們已經對于如何組織一場會議有了清晰的認識。會議作為企業文化的傳遞和目標清晰的過程,在企業經營中扮演著重要角色。
  總而言之,會議組織要做到時間地點人物明確,分工角色主題清晰,流程內容提問溝通,成果輸出行動跟蹤。這要求我們,會議前期準備做好提問和確定;會議中期做好溝通以及流程管控;會議后期做好6w1r的會議紀要輸出,這樣一場高效的會議就水到渠成了。


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