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如何組織一個高質量,有效果的會議?
來源:張家界會議網-張家界會議公司-張家界會議會展服務公司-張家界會議旅游網 編輯者:張家界會議旅游網 瀏覽:2 次 發布:2020-03-07 11:48:28

如何組織一個高質量,有效果的會議?
轉載 2019-08-22 10:36:30
    你有沒有覺得你們公司的會議像裹腳布一樣又臭又長?你有沒有覺得你們公司的會議開了無數次,但毫無成效?你有沒有覺得你們公司的會議靜的像墓地一樣,冷氣森森?
    也許這一切僅僅是因為你們公司會議的組織者不知道會議的正確開啟方式。


會前
1.請慎重選擇參會人員
    請慎重慎重慎重選擇參會人員,只邀請那些和會議主題相關的人員。那些不相關的人員,你邀請來了,他們也很少會認真聽的,他們要么玩手機,要么玩手機,要么就是玩手機。
    而且參會人數會影響參會人員發言的積極性,人數越少拘束感越小,受眾越多責任感越大。如果讓你和你身邊的兩個同事開個小會,你很隨意的發言了,但是如果讓你在年終總結會上臺向全公司發言呢?有沒有心跳加速,有沒手心額頭微汗?有沒有提前草稿?


2.提前請發出正確的會議通知
    提前多久?提前兩三天最好,不要太早也不要太晚。如果不是董事會或者股東會,提前兩星期發通知,人家不會記得,只能靠日歷提醒,而且人家也不會提前查看資料,因為距離會議時間還很久,看了也不一定記住。提前1小時發會議通知,很多時候人家根本沒注意到,或者注意到了沒時間反應,這樣就失去了會前通知的意義。
    啥是正確的會議通知?要有明確會議主題,會議議程,會議時間,會議地點,匯報人員和內容,匯報時間限制,相關資料(附件)。議題和發言人數較多的時候,如果不限制匯報或者發言時間,你的會議可能會像長城一樣長。而限制了發言時間,也會迫使發言人提煉自己的語言,少說廢話。
   提前提供上述信息,與會人員才會有充分的時間消化理解,才可以開一個有準備高質量的會議。
   下面是一個會議通知的例子:
   關于確定美國考察日程會議的通知
會議議題:去美國考察傳統儒家文化的日程
會議時間:2017年10月16日 下午14:00-15:00
會議地點:北京總部007會議室出席人員:趙匡胤,多爾袞,朱元璋,劉邦
會議主持:秦始皇匯報內容:
1.朱元璋,去加州考察日程
2.劉邦,去紐約考察日程
3.忽必烈 ,去波士頓考察日程(請各匯報人員將時間控制在15分鐘以內)相關資料:詳見附件會務負責:帥炸天,139x1x3xx67x(如有問題請隨時聯系)望與會人員會前查看附件資料,及時參會。


3.制訂遲到懲罰制度
   制訂遲到懲罰制度,嚴禁遲到,嚴禁遲到,嚴禁遲到。如遲到,嚴格一點的可以扣績效,寬松一點的可以讓遲到人員捐款,一次50元,100元,會后用作集體福利,這樣大家都高興。
    這一點很重要,如果某人遲到1小時出席,人家已經開始了,他去了不知道別人都說過什么,他敢不敢發言?他不敢發言或者隨便敷衍發言的話,參會還有意義嗎?大家再給他復述一遍要不要耗費時間?


4.限制手機等電子設備
比如將手機放在會議室外面,或者全部關機。因為事實證明一心不可二用,高效短暫的會議中,喝酒不開車,開車不喝酒,參會不手機,手機不參會。這一點請根據實際情況考慮是否適用。


會中
1.提高參與程度
    既然與會人員都是你精挑細選的,那么你肯定是想聽聽他們的看法。所以會議主持要盡量保持會議輕松舒適的氛圍,應及時制止“麥霸”,嚴格控制好發自己和別人的發言時間,也應鼓勵沉默者發言,適當發問邀請對方發言。


2.總結會議,做記錄
    會議結束前,主持人一定一定一定要總結結論,這同時也是和參會人員二次確認的一個過程,這樣能保證與會人員理解一致,思路清晰,有助于執行,也有助于相關人員做好會議紀要。我見過太多次,開完會不總結,參會人員理解各異,記錄人員一頭霧水,導致會議毫無結果,不了了之或互相扯皮。
    會議紀要結論要清晰明確。明確決定的事項,時間節點,責任人,任務獎懲措施等。有時也要記錄主要發言人的意見,或者各方主要意見。同時也可以考慮留存會議錄音文件備查。


會后
    將會議紀要發送各與會人員,并追蹤決議執行情況。必要的時候可以會后立刻讓責任人在會議紀要上簽字。


其他
    如果是每日例會,請盡量縮短時間,必要時可以考慮站著開會,這樣可以提高注意力,縮短時間,提升效率。


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